Fonds documentaire
Prise en main du catalogue en ligne
Les ouvrages du fonds documentaire du Cellf sont catalogués grâce au logiciel Zotero.
L’accès et l’utilisation de la base de données diffèrent selon que l’on est un simple visiteur, un utilisateur avec un compte Zotero ou un administrateur du groupe.
Pour se créer un compte Zotero et installer le logiciel sur son ordinateur, il suffit de suivre les instructions présentes sur le site officiel et de prendre connaissance du guide de démarrage rapide. De nombreux tutoriels plus détaillés se trouvent facilement en ligne.
Zotero > Visiteur public
Les ouvrages du fonds documentaire sont référencés au sein d’une bibliothèque de groupe sur Zotero.
Celle-ci est librement accessible en ligne afin de permettre à tout le monde d’en consulter le contenu.
Les fonctionnalités de Zotero sont assez intuitives. La page d’accueil s’organise en cinq espaces distincts :
-
La barre de recherche interroge soit toute la bibliothèque, soit un dossier en particulier. En cliquant sur la
, il est possible de
faire une recherche en interrogeant tous les champs d’une notice, et pas seulement les
principaux (titre, auteur, année) comme c’est le cas par défaut. -
Le panneau latéral (gauche) permet de naviguer dans les différents dossiers et dans l’arborescence de la bibliothèque. L’organisation des dossiers est conforme à l’organisation des rayonnages des deux fonds documentaires du Cellf.
Sélectionner un dossier permet de restreindre le périmètre de recherche (par exemple, uniquement les références du panneau latéral 16‑18 ou celles du panneau latéral 19-21). Pour interroger toute la bibliothèque, il suffit de se replacer dans le dossier principal (
). -
Le panneau central permet de parcourir l’ensemble des références d’une bibliothèque, d’un dossier ou d’une recherche.
-
Le panneau latéral (droit) donne les informations bibliographiques détaillées au sujet de la notice sélectionnée dans le panneau central (3).
C’est ici qu’apparaît notamment la cote du document (« Call Number »).
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L’encart des marqueurs (tags) sert à sélectionner automatiquement toutes les références qui ont été associées à tel ou tel marqueur (il suffit pour cela de cliquer sur l’un d’entre eux). C’est un chantier permanent car ils sont importés automatiquement au moment de la création de chaque notice, et ils ne suivent pas tous la même logique ou le même thésaurus. Il faudrait soit tous les supprimer, soit les reprendre un par un.
Seuls les marqueurs de couleur nous sont pour l’instant vraiment utiles.
Zotero > Membre du groupe
Les utilisateurs qui possèdent un compte Zotero peuvent rejoindre la bibliothèque de groupe sans nécessairement avoir le droit d’en modifier le contenu (accès uniquement en lecture).
À partir de la page d’accueil publique
du groupe sur Zotero, il est possible à n’importe quel utilisateur enregistré de
demander à rejoindre le groupe pour en devenir membre en cliquant sur le bouton
.
La gestion des inscriptions, des attributions et des transferts de droits se fait par les administrateurs via la page de réglages du groupe (onglet Members Settings).
Par exemple, les membres du Cellf qui possèdent un compte Zotero pourraient être d’office inscrits en tant que membres de la bibliothèque de groupe.
L’avantage d’être membre d’une bibliothèque de groupe sur Zotero (même sans droit d’écriture), c’est de pouvoir y accéder directement depuis le logiciel sans passer par un navigateur, de faire des recherches plus précises, et surtout de pouvoir transférer des références présentes sur le groupe dans sa propre bibliothèque pour pouvoir ensuite les réutiliser ou les modifier à sa guise.
Il est important de comprendre que les bibliothèques personnelles et les bibliothèques de groupes
(icônes 
)
fonctionnent de façon autonome et indépendante les unes des autres.
Autrement dit, si une modification est opérée sur une référence présente dans la bibliothèque de groupe, ce changement ne sera pas reporté sur la même référence une fois que cette dernière a été transférée dans la bibliothèque personnelle d’un utilisateur (y compris les administrateurs du groupe) ; Zotero les considère désormais comme deux références distinctes. C’est ce qui permet à chaque utilisateur de faire les modifications qu’il souhaite, comme ajouter des notes personnelles, sans que l’ensemble du groupe y ait accès.
Cette logique ne s’applique pas aux dossiers (icônes 
) qui sont présents à
l’intérieur de chaque bibliothèque : si une modification est opérée sur une référence, elle est
automatiquement reportée dans tous les dossiers où cette référence est présente (mais, en
théorie, dans l’organisation actuelle de la bibliothèque du groupe — puisque chaque dossier
correspond à un espace physique du Cellf
— une même référence ne devrait pas se trouver à différents endroits).
Zotero > Administrateur du groupe
Seuls les administrateurs du groupe ont la possibilité d’ajouter, modifier, supprimer, organiser les références (lecture et écriture).
Pour éviter les manipulations hasardeuses, il paraît prudent que seules des personnes averties aient accès aux droits d’écriture de la bibliothèque de groupe.
Comment ajouter une nouvelle référence dans Zotero ?
-
Dans le logiciel, se positionner à l’intérieur de la bonne bibliothèque (
) et
dans le bon dossier ( ), celui dans
lequel la nouvelle référence doit être enregistrée.À partir de là, il est possible d'ajouter immédiatement la référence en cliquant sur le boutton
de la barre d'outils et en
tapant l'ISBN :
Néanmoins, pour des raisons explicitées plus loin, il peut être préférable d'ajouter une référence à partir de la notice d'un catalogue de bibliothèque.
-
Sur le catalogue de la BnF (ou, en cas de résultats infructueux, sur le catalogue du Sudoc, puis en dernier recours sur le WorldCat), retrouver la notice de la référence recherchée.
Pour l’importer dans Zotero, il suffit de cliquer sur l’icône Zotero qui apparaît dans la barre d’outils de votre navigateur :
L’icône peut ne pas être épinglée par défaut dans votre barre d'outils ; elle se trouve alors avec l'ensemble des extensions de votre navigateur.
Si la référence est inconnue de tous les catalogues en ligne consultés (s'il s'agit, par exemple, d'un document manuscrit ou non publié), il faut alors la créer manuellement en cliquant sur le bouton :
L’intérêt de passer en priorité par le catalogue de la BnF est double. D’une part, c’est utile parce que le lien vers la notice est alors sauvegardé en pièce jointe et qu’il est alors possible d’y accéder d'un double-clic sur la référence1 :
1. Par défaut, Zotero enregistre aussi en pièce jointe une capture de la page web (snapshot) ; mais pour éviter de surcharger la mémoire du logiciel, il est préférable de désactiver cette option (dans Préférences > Générales > Gestion des fichiers > Faire une capture automatique de la page).
D’autre part, si une numérisation existe dans Gallica, le lien est récupéré dans le champ URL (y compris lorsqu’il s’agit de numérisations qui ne sont accessibles que sur place, en Bibliothèque de Recherche) :
-
Une fois la nouvelle référence importée, il est important de vérifier — et corriger le cas échéant — les informations bibliographiques que contient la nouvelle notice :
-
le logiciel confond fréquemment auteur/éditeur ;
-
pour les volumes d’hommage ou les mélanges, il faut ajouter le destinataire du volume dans le champ Auteur afin que l’ouvrage apparaisse classé au bon endroit ;
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les titres longs sont importés avec des espaces en cascade ;
-
dans le cas où il y a plusieurs éditeurs ou plusieurs villes, les virgules disparaissent ;
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le logiciel prend en charge les balises HTML (il est, par exemple, possible d’activer/désactiver des italiques à l’intérieur d’un titre avec <i>…</i>) ;
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les thèses publiées sont automatiquement importées par Zotero sous la catégorie Thèse ; or, il s’agit d’ouvrages et il est préférable de réserver cette catégorie aux manuscrits de thèses ;
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le champ URL permet de renvoyer vers une numérisation facilement accessible (Google Books, OpenEdition, Internet Archive, etc.) ; les liens vers les notices des catalogues ou vers d’autres informations doivent plutôt être ajoutés en pièce jointe en cliquant sur le bouton :
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le champ Extra permet d’ajouter un certain nombre d’informations pas encore prises en charge par Zotero (comme les DOI pour les documents qui ne sont pas des articles) ;
-
enfin, il faut indiquer la nouvelle cote du document en fonction de son emplacement au sein du fonds documentaire.
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- Enfin, si nécessaire, il est possible de marquer une référence avec un tag
personnalisé. Pour ce faire, il suffit de sélectionner la référence dans Zotero et
d’appuyer sur les touches de 1 à 9 de son clavier.
Les tags personnalisés 1 • À réformer Il s’agit des ouvrages qui, lors du catalogage, ne m’ont pas paru à première vue correspondre aux domaines de recherche du laboratoire. 2 • Surplus Il s’agit d’ouvrages que le laboratoire possède en plusieurs exemplaires. 3 • Emprunté Il s’agit des ouvrages qui, lors du catalogage, sont indiqués comme ayant été empruntés. À mon sens, l’utilisation de ce marqueur ne doit pas empêcher de continuer à utiliser les fiches fantômes et la cartothèque d’emprunts qui permettent un meilleur suivi.
4 • Manquant Il s’agit d’ouvrages qui sont ou sont réputés manquants (notamment dans le cas de séries incomplètes). Il faudra sans doute à terme les racheter. 5 • Abîmé Il s’agit d’ouvrages en très mauvais état qui pourraient faire l’objet de mesures de conservation. 6 • Orphelin C’est l’inverse de « Manquant » : il s’agit d’ouvrages publiés en plusieurs volumes mais dont la série que nous possédons est dépareillée. 7 • À reclasser Il s’agit d’ouvrages qui, lors du catalogage, me sont apparus comme mal rangés. 8 • Nouveauté C’est-à-dire les ouvrages qui sont sur le présentoir du couloir et qu’il faut à terme intégrer aux rayonnages. 9 • Polycopié Il s'agit d'ouvrages imprimés que nous ne possédons que dans une version photocopiée, le plus souvent reliée, mais qui peut être difficile à identifier sur les rayonnages. - Il est possible de changer la couleur, le nom et l’ordre de ces marqueurs en faisant un clic droit sur l’un d’entre eux.